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企业信息化的提高与产品全球市场化的经济发展，电子邮件系统在企业市场经营中的重要性继续凸显，有以下几方面的原因：
1， 使用企业域名的电子邮箱地址代表这是企业授权的沟通媒介，给予客户和合作伙伴信任感。
2， 提升企业形象，仍在使用个人邮箱沟通业务的推销员是山寨货吧？几乎所有的客户都会有这样的疑虑，没有建立邮件系统的企业的实力肯定较弱。
3， 加强信息管理，企业邮件系统可以对电子邮件的敏感内容进行监控，防止企业机密的外泄，防范敏感内容的扩散。
4， 邮件备份与邮件归档，定期对邮件内容进行备份以保护数据安全，邮件归档可以对邮件往来实时归档，轻松查询历史沟通数据。
5， 企业信息化一体化集成需求，邮件系统可以与OA/ERP/CRM等系统集成，建立企业信息化统一平台，职员一键式的登入可以进入各大系统，事项提醒相互集成，使用电脑或手机随时办公，IT管理也实现统一用户管理，节省管理成本。
企业邮件系统拥有着以上种种功能，但是企业IT管理部门却发现在系统维护工作中，看似标准化产品的电子邮件系统的维护难度比较大，由于与内网使用的OA/ERP/CRM的系统不同，电子邮件系统属于互联网软件，所以在维护时会有以下工作需要邮件网关的协助：
1， 防范病毒邮件与垃圾邮件，缺乏良好的反病毒垃圾功能的邮件系统会成为SPAM/VIRUS的收集箱，服务器硬盘会迅速被这些垃圾给充斥，用户的邮件列表是大量的无关邮件，硬件服务器也随时可能被病毒啃掉。
2， 解决邮件退信难题，由于中国垃圾邮件的泛滥，导致国内发出到国外的正常邮件也有可能被视为垃圾邮件而被拒绝，而这些飞往国外的邮件往往就孕育着大订单的光临。
3， 邮件归档需求，大多数的电子邮件系统不提供邮件归档功能，而随着企业信息化监管的逐渐标准与严格的趋势，企业的往来邮件必须实时的进行归档留存，并需要提供方便的索引技术以供随时搜索旧邮件。
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