项目管理办公室是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一种组织结构。PMO的职责可大可小,从提供项目管理支持服务,到直接管理一个或多个项目。
PMO有几种不同类型,他们对项目的控制和影响程度各不相同,例如:
支持型支持型PMO担当顾问的角色,向项目提供模板、最佳实践、培训、信息通道,以及来自其他项目的经验教训。这种类型的PMO其实就是一个项目资源库,对项目的控制程度很低。控制型控制型PMO不仅给项目提供支持,而且通过各种手段要求项目服从,这种类型的PMO对项目的控制程度属于中等,它可能要求项目:
采用项目管理框架或方法论;
使用特定的模板、格式和工具;
遵从治理框架。
指令型指令型PMO直接管理和控制项目,项目经理由PMO指定并向其报告。这种类型的PMO对项目的控制程度很高。
项目管理办公室可能会承担整个组织范围的职责,在支持战略调整和创建组织价值方面发挥重要的作用。PMO从组织战略项目中获取数据和信息,进行综合分析,评估高层战略目标的实现情况。PMO在组织的项目组合、项目集、项目与组织考评体系(如平衡计分卡)之间建立联系。
除了被集中管理以外,PMO所支持或管理的项目不一定彼此关联。PMO的具体形式、职能和机构取决于所在组织的需要。
为了保证项目符合组织的业务目标,PMO可能有权在每个项目的生命周期中充当重要相关方和关联决策者。PMO可以:
提出建议;领导知识传递;终止项目;根据需要采取其他行动。
PMO的一个主要职能是通过各种方式向项目经理提供支持,这些方式包括(但不限于):
对PMO所辖的全部项目的共享资源进行管理;识别和制定项目管理方法、最佳实践和标准;指导、辅导、培训和监督;通过项目审批,监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度;制定和管理项目政策、程序、模板和其他共享的文件(组织过程资产);对跨项目的沟通进行协调。