最近日本一部职场剧《我,到点下班》火到人的心坎上了,网友高呼简直说出了上班族的心声——我也要准时下班!
那么如何才能像剧中女主一样每天准时下班呢? 你需要了解这3点。
一,工作任务管理
你有没有碰到这种情况,手头的任务还没做完,新的任务又不断出现,方寸大乱,不知从何入手?
工作任务多、环节繁杂,头绪乱,怎么按照轻重缓急一步步完成呢? 利用这3个方法对你的工作任务进行有效的管理,让你事倍功半。
1. 制定目标,罗列计划
我们每天看着很忙,但仔细复盘,你会发现,很多时候都是在瞎忙。要想有条不紊地将工作顺利进行下去,最好的方法就是制定目标计划
当然,并不是罗列完计划就完事了。在制定计划的时候,你需要考量这个目标的可行性,所制定的目标一定要符合SMART原则才是有效的目标,即
Specific: 具体的。
目标不能是模糊不清的。
例如,“我明天要读一点书”就是一个模糊的计划。“一点”是多少?,10页还是20页?这里的“一点”就很不清晰。目标越模糊越难以分解执行。因此,我们需要将目标具体化,例如,“明天我要读30页书/半个小时书”这样的目标就很清晰具体,也更便于落地。
Measurable 可量化的。
我们设定的目标要能够用数字表示,明确具体。
我们经常说想要“财富自由”,可是赚多少钱才算“财富自由”呢? 这样不能量化的目标就是“假目标”,不具备指导意义。如果换成,你实现财富自由的标准是月入10万,那么“月入10万”才是一个可量化可落地的目标。
如果一个目标不能量化,无法被拆分成更小的步骤,那无法随时评估进度,就会陷入瞎忙的死循环。无法获得反馈,再有意志力的人也难以坚持。
Attainable 可实现的。
制定目标和计划时,不能超过我们能力范围,一定要根据实际情况出发,不要高估自己的能力。
我的大学同学玲玲在复习准备考研时,列了满满一张纸的计划:“今天做5套试卷,写2篇作文,背300个单词,做10篇英语阅读........ ”这只是其中的一小部分。
结果,当天没有一科的计划是全部完成的。为此,她沮丧不已。玲玲制定的不合理不科学的目标计划每天都无法完成,复习内容乱成一遭,最后她甚至对考研失去了信心。
目标一旦超出实际,执行落地就会打折扣,最后会导致计划落空,原本可以实现的目标也泡汤。
Relevant 相关的。
另外,我们制定的目标与其他目标的一定是有关联性的。
例如,你的工作岗位是一枚文案,那么你制定学习策划,创意的计划,与岗位相关度很高,这个目标计划就更利于你的成长。如果你制定的是学习编程代码的计划,几乎没啥关联性,那么这个目标不但会耗费你大量时间,而且对你岗位发展毫无帮助。
这就是目标相关性的重要性——避免无关的目标。
Time based 有时限性的。
确定目标后,我们需要根据轻重缓急的原则,拟定出完成各个目标所需的时间。
比如,我们设立周目标,为了完成一周的目标,又会设置不同的短期目标,具体到每日需要完成的任务和小目标。这里的一周和每日,就是期限。
没有时间限制我们就无法跟踪进度,无法判定结果如何,这样的计划和目标价值就不大。
《博恩·崔西的时间管理课》一书中,说到一个法则:从开始制定每天行动计划的第一天起,你的效率就可以立即提升25%。
用SMART原则检验你制定的目标是否科学有效,让你的工作计划像陀螺一样飞速转起来吧。
2,分阶段执行
不积跬步,无以至千里。再远大的目标,也需要脚踏实地,落地执行。故此,确定总目标后,下一步就是细分目标,分阶段执行落地。
日剧《我,到点下班》的女主山东结衣,每天早上都会把需要完成的事项一一写下,然后按照优先次序列出1、2、3…... 再分阶段执行,一件件地攻克它。
一切按To Do List走,这样工作起来就能心中有数,有条不紊。
1984年,在东京国际马拉松邀请赛上,山田本一获得了冠军。当记者问他凭什么取得如此惊人的成绩时,他说了这么一句话:凭智慧战胜对手。人们对此很好奇, 后,这个谜终于被解开了。
他在他的自传中是这么说的:“每次比赛之前,我都要乘车把比赛的线路仔细地看一遍,并把沿途比较醒目的标志画下来,比如第一个标志是银行;第二个标志是一棵大树;第三个标志是一座红房子……这样一直画到赛程的终点。比赛开始后,我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去,等到达第一个目标后,我又以同样的速度向第二个目标冲去。40多公里的赛程,就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完了。“
跑步是如此,工作同样是如此。
最后,还有最关键的一步就是复盘。通过复盘,从过去的事件中分析总结经验教训,根据各关键节点的得失,思考并设计不同的优化方法,使自己的工作管理形成一个良性的闭环。
二,工作时间管理
你有没有遇到这种情况,一整天忙前忙后,最后发现重要的事情还没干,尽干那些不紧要的小事去了?
每个人每天都有很多看似很重要的事要做,但一天只有24小时,除了吃饭睡觉休息,工作时间也只有8、9小时。要想把每件事都做到最好,你需要根据事情的重要程度合理巧妙地利用时间,优先解决关键问题。
在四象限工作法中,事情分为:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。
把事情分类的目的不是为了分类,而是让你找到你最该做的是什么事。
我刚步入职场那会,不会做时间管理。面对工作,生活,再加上其他一下琐碎的事情,经常是这头搞搞,那头弄弄,一会写方案,写一半又刷刷手机。一天下来,干成的事情没几件,生活一下子被搞的焦头烂额。
面对这种情况,我开始改变自己的策略:把明天必须做的工作记下来,按重要程度编上号码排序。早上一上班,马上从第一项工作做起,直到完成为止,然后接着做第二项。即使有一项工作要做一整天,只要它是最重要的,就会坚持做下去。这种方法果然很有效,我的生活渐渐变得井井有条,步入正轨。
真正准时下班的人并不是每天都在盲目地埋头苦干,而是有规划有主次地进行时间管理。
三,精力管理
我们的精力就像一块蓄电池,工作生活都需要花费自己的精力。如果不在各方面合理投入精力,想要高效完成工作,准点下班显然不容易。
在忙碌的工作中,我们往往会一边打电话,一边浏览网页,甚至还要处理手头的事,这种方法可以在同个时间进行多个任务。但实际上,结果可能是你没有听见电话的重点,或错过网页中关键的信息。
鱼和熊掌不可兼得,过度的分散精力不但不能帮我们很好地完成工作,甚至会频频出错,让每个任务都不能高效地完成。
在工作中,为了让精力最大价值化。可以利用番茄钟设定时间,留出专门属于自己的时间,专注于当下眼前的工作,集中精力处理一件事,拒绝他人的干扰,不要中断,你的工作效率会更高,精力也不会浪费在不必要的琐碎上。
将精力花在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”,你的生活和工作会更加轻松。
每天工作都要加班加点忙成狗,有时不是你能力不行,而是没有掌握高效的工作方法。在工作中试试运用以上3个方法,提升效率,准点下班!