建立制度配套，完善电子文件归档和电子档案管理规范
为科学规范做好电子文件归档和电子档案管理工作，避免工作随意性，课题组联合试点单位制定完善了相关配套制度，使电子文件归档和电子档案管理的制度建设与技术应用同步协调发展。
1、制定电子文件归档范围和保管期限表
由于电子文件归档和电子档案管理将实行“单套制”，因此，电子文件的归档范围必须全、准、精，可操作性强。根据保税区管理局档案管理的实际情况，课题组着重修订完善了文书类电子文件归档范围和电子档案保管期限表，明确电子文件的归档部门和类目设置，并将电子文件按生成方式分为原生电子文件和数字化副本，从制度层面确保应归档电子文件的完整性和系统性。
课题组将《保税区管理局电子文件归档范围和电子档案保管期限表》嵌入原型系统，在预归档模块，该表起到的作用相当于传统立卷时的归卷类目。通过将该表与电子文件元数据的智能匹配技术，自动生成保管期限和开放意见的选项值，使电子文件归档工作简易化、智能化和规范化，有效降低了机构人员变化对电子文件归档和电子档案管理工作的影响，确保了相关工作的延续性。
在实际工作中，机构职能和工作重点并非一成不变，因此，记录履职过程的电子文件也会千差万别。原型系统中植入《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》后，电子文件形成部门可以根据职能变化情况主动调整电子文件的归档类目，档案管理部门可判断确定调整后的归档类目是否生效，以便其他电子文件形成部门参考和借鉴。这将使得业务部门与档案管理部门的良性互动更加频繁和便捷。
2、制定电子文件归档整理规则
为使电子文件的归档整理工作更加规范有序，更具操作性和实用性，课题组制定了《保税区管理局电子文件归档整理规则》，对归档电子文件的著录、分类、排列、编目、编号等环节均作了较详细的规定，同时明确了有关归档质量等方面的具体要求。
(1)电子文件归档“件”的构成
与传统纸质档案不同，电子档案的“件”是一组记录的集合，根据电子档案的构成要素，“件”内文件主要分为两大部分：
一是电子文件的办文单(发文稿)、正文、附件、修改稿(留痕稿)等，将每个文件作为一个子件，每件电子文件就包括了多个子件。
二是描述电子文件的内容、背景、结构及其形成与办理过程的元数据。采集这些元数据是为了便于对文件的理解、确保电子档案来源、交换、定位、查询、长期保存和真实性认证等信息可用。主要有以下几类:
①著录信息元数据(主要记录电子文件的主题、内容、来源、形式特征、编号等著录信息，将多件电子文件的著录信息存储在一个XML文件中。著录信息元数据元素包括:题名、主题词、关键词、文件编号、责任者、文件日期、文种、密级、全宗名称、全宗号、年度、保管期限、归档部门、类别号、室编件号、件数、子件数等)
②文件过程信息元数据(电子文件在形成、处理、归档等过程中记录的业务信息，对电子文件的处理每发生一次就记录一条过程信息，因此每件电子文件会对应多条过程信息，以件为单位，将多条过程信息存储在一个XML文件中。过程信息元数据元素包括:处理类型、处理人、处理时间、处理意见和处理结果等)
③电子属性元数据(描述电子文件的数字特性。这些信息在每件电子文件产生时与生俱来，不可更改，每个子件都有各自不同的电子属性，以子件为单位，将多个子件的电子属性元数据存储在一个XML文件中。电子属性元数据包括：
电子文件的格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、创建时间、系统描述信息(包括系统软硬件名称、型号、版本等)、生成方式、在线存址、离线存址、电子档案号等)
④电子签名元数据(用以确认电子文件真实性和完整性对每个电子文件签一次名就记录一条签名信息，因此每个电子文件会对应多条签名信息。以件为单位，将多个电子文件的多条签名信息存储在一个XML文件中。电子签名元数据元素包括:签名方式、签名人、签名时间、签名、证书、证书引证等)
以上元数据在形成办理阶段产生，在归档环节补充，有些需重复、叠加记录，如硬件及软件环境描述(包括OA系统、电子文件归档和电子档案管理系统)、电子签名、处理状态、处理者、处理时间和处理结果等元数据。
(2)电子文件归档“件”的组织
传统纸质文件归档时，一般将单份文件的正文、附件、办文单(发文稿)与重要文件的起草过程稿等装订在一起作为一件，著录一次，编一条文件目录。而OA系统中具有生效标识的电子文件的正本、办文单(发文稿)、修改稿(留痕稿)等按照形成时间、形成者的不同分别存为一件，电子文件的正文与附件也可能各存为一件。
在归档时，考虑到这些电子文件的计算机名称、文件大小和格式等电子属性不同，我们仍保持其分别存储的状态，但却将其关联到同一条文件目录。因此，一条归档电子文件记录(目录)往往关联着文件正文、附件、起草过程稿、办文单(发文稿)、修改稿(留痕稿)等多个子件及其元数据，这些子件在计算机系统中独立存储而又密切相关，揭示了电子文件的形成办理过程和背景信息，具有档案保存价值，但文件格式、大小、名称、形成时间、形成者、电子签名等电子属性信息又各不相同。
为了将归档“件”整合在一起，维护文件之间的有机联系，便于长期保存，参考开放档案信息系统(OAIS)模型，课题组将归档“件”进行分类整理，将文件的目录与子件、元数据进行关联，以打包的方式进行组织。“归档文件包”只是一种形象的表达方式，可以是逻辑层面的，即通过网络信息系统在线展示，也可以是物理层面的，即通过脱机载体将归电子文件打包刻盘。
