随着工作办公自动化的不断提高、各种新型信息介质和记录方式的出现，医院形成了大量的电子文件，如何收集、整理、利用、管理好这些电子文件，成为当前档案人员面临的新课题。根据医院电子档案形成情况，结合医院文书档案立卷改革，现将电子文件管理体会报告如下：
一、建立电子文件管理制度，保障电子档案真实与完整
结合医院具体情况将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入科室文书处理和档案管理程序中，并纳入相关人员的岗位责任制中。电子文件归档范围可以参照有关纸质文件的归档范围，划定保管期限，明确电子文件类型，让形成电子文件的部门和相关人员了解文件类型和归档范围，形成的电子文件及时备份，避免电子文件被随意删除。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。定稿后的电子文件实行会签，将签发人、撰稿人、打印人的名字输入在每份文件的最后一行，确保文件的真实性。电子文件的完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份文件的内容、结构和背景信息没有缺失。在电子文件收集和积累过程中应当将重要文件的主要修改过程与电子文件一并保留。形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理，保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的真实性和完整性。电子文件一旦形成，立即交档案部门归档。
二、明确电子文件归档范围，实行纸质文件与电子文件双套归档
我院明确规定，凡是在本单位活动中形成并具有一定利用价值，通过计算机操作、传输、储存等处理的公务文件，均应收集、拷贝、按时归档。归档类型包括：①综合性电子文件：主要是单位制定的政策性文件、计划、总结、纪要、简报、通知，各类活动和重要会议形成的全套文件，机构设置与调整、干部任免、奖惩考核工作中形成的文件。⑨管理性文件：包括党务、政务、后勤管理等活动中形成的请示、批复、汇报等文件。③专业技术性文件：包括医学科研、基建工程、设备购置、学术交流等专业活动中的电子文件。④录像电子文件：指用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的语音、视频动态文件。⑥上级机关的电子文件由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在一些问题，在这些问题没有得到解决之前，纸质文件和电子文件同时并存有其合理性和必要性。原则上，电子档案的管理应纳入现行的管理体系，能够并轨的就实行并轨，不能并轨的就分别操作，如分别管理、分别利用等。在具体操作中要积极完成电子文件和纸质文件的配套问题，包括：①归档的电子文件与纸质文件数量保持一致。②电子文件归档号与纸质文件归档号要一一对应。③电子档案与纸质档案同时移交档案室。
三、加强宣传教育，增强电子文件归档意
由于电子文件的特殊性，使人们对电子文件的了解不如纸质文件一样直观，还未形成如纸质文件一样的感性认识，因而对不期而至的电子文件许多人还处在无所适从的状态，一些人将形成的电子文件存放在电子计算机里，致使有些电子文件处在自生自灭的状态，有些重要文件未被存盘，有的文件被意外删除，有的因为感染计算机病毒被破坏。以上原因主要是形成者档案意识淡薄，对电子文件不注意平时的积累和保管。针对以上问题采取一系列措施，首先，加强对兼职档案人员的培训，选派人员参加电子文档知识习班，使其了解、掌握电子文件的相关知识，提高运用和处理现代化信息的能力，担负起对电子文档监督管理作用；其次，将医院制定的电子文件管理制度形成文字材料，下发到医院各职能部门，并组织职能部门相关人员进行电子文件全程管理培训学习，使全员普遍了解电子文件的相关知识，增强其档案意识。
四、加强电子文件档案的安全管理
加强电子档案的安全管理是保障电子档案的原始性、完整性与真实性的重要手段。电子文件由于可重复性强，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改。这些问题使电子文件原始凭证性辨别变得复杂而困难；一些不可抗拒的自然灾害侵袭，如计算机故障、黑客入侵等，极易造成电子档案的破坏和丢失。因此要建立、加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料变更，同时还须做好本地与异地备份工作。
五、存在问题
1、对电子文件的档案价值重视不够在现行的管理模式下，文件和档案是分开管理的，职能部门主要履行自身的工作，所关心的是电子文件的现实作用，一般不会关注到其档案价值，因此，即使将电子文件管理的职责列入其岗位责任中，也没有得到职能部门的充分重视。
2、电子文件收集不齐主要反映在缺少与电子文件相关的支持软件，参数和相关数据缺少用扫描仪等设备获得的静态图像电子文件。
3、管理软件不匹配如医疗统计、人事管理数据文件，由于其软件的专用性而无法与档案软件兼容，导致归档的电子软件在脱离其软件支持环境后不能在档案部门的计算机上打开查阅，从而影响利用。
