生成数据透视表后,往往还需要修改源表记录,例如修改文字、数值、增加删除行、甚至增加删除列,这些修改都需要更新到数据透视表中,如果已经生成分页报表,还要更新到分页报表中,以使数据保持一致。更新方法分为三种情况,第一种为手动刷新,即更新源表后,到数据透视表刷新,从而更新修改的数据;第二种为自动更新,即修改源表后,不用到数据透视表更新,通过设置让数据透视表及其分页报表自动更新;第三种为实时更新,即修改源表后,过一段时间(例如 1 分钟)自动更新数据透视表。以下就是Excel修改数据后,手动更新、自动更新和实时更新数据透视表与分页报表的具体操作方法,实例中操作所用版本均为 Excel 。
一、Excel修改源表后,如何更新数据透视表
1、在源表(Sheet1)把“长袖白衬衫”的销量改为 563;切换到数据透视表,“长袖白衬衫”的销量还是原来的 329,选择“分析”选项卡,单击“刷新”,在弹出的菜单中选择“刷新”,“长袖白衬衫”的销量变为 563;操作过程步骤,如图1所示:
图1
2、这个数据透视表已经按“月份”字段生成了分页报表,刷新后,分页报表中“长袖白衬衫”的销量也变为 563,如图2所示:
图2
二、Excel增加删除行列后,数据透视表如何自动更新
1、假如要求在源表添加一行,该行自动更新到数据透视表。在“数据透视表 Sheet2”右键其中一个单元格(如 A4),在弹出的菜单中选择“数据透视表选项”,在打开的窗口中选择“数据”选项卡,勾选“打开文件时刷新数据”,单击“确定”;切换到源表 Sheet1,右键第十行行号 10,在弹出的菜单中选择“插入”,则插入一行空行,输入一条女装记录;切换到“数据透视表 Sheet2”,在源表新添加的记录并未更新过来;保存后关闭 Excel,再次打开,则新添加的女装记录已经更新到“数据透视表 Sheet2”,说明设置自动更新成功;操作过程步骤,如图3所示:
图3
2、只要在数据透视表勾选了“打开文件时刷新数据”,插入一列或删除一列后,下次打开文档,同样会自动更新到数据透视表。例如在源表格增加一列“1月销量”,如图4所示:
图
保存后关闭 Excel,重新打开后,新增加的“1月销量”列更新到“数据透视表 Sheet2”,如图5所示:
三、Excel增加删除行列后,分页报表如何自动更新
勾选“打开文件时刷新数据”后,在源表无论是增加了新行还是新列,下次打开文档同样会更新到相应的数据透视表分页报表中。例如上面分别增加了一行和一列,切换到有更新数据的分页报表 7(这里按“月份”生成了分页报表,7 表示 7 月份),新增加的记录“风衣”和新插入的列“1月销量”都显示在这里,如图6所示:
图6
提示:插入新行和新列都不用更改数据源,只要勾选“打开文件时刷新数据”,下次打开就会自动更新数据透视表和分页报表。
四、Excel数据透视表外部数据源如何实时自动更新
1、选中数据透视表其中一个单元格(如 A4),选择“分析”选项卡,单击“刷新”,在弹出的菜单中选择“连接属性”,打开“连接属性”窗口,选择“使用状况”选项卡,勾选“刷新频率”,输入 1 分钟,勾选“打开文件时刷新数据”,单击“确定”,弹出“SQL Server 登录”窗口,输入登录数据库的密码,单击“确定”,则每隔 1 分钟自动更新数据;操作过程步骤,如图7所示:
图7
2、“刷新频率”最小值为 1 分钟,即最少 1 分钟才能更新数据,也就是在外部数据源更新数据,1 分钟后才能更新到 Excel 文档。例如外部数据源是数据库,在数据库中修改了某条记录,1 分钟后才能更新到 Excel 文档。
3、这里的“打开文件时刷新数据”跟上面的一样,如果要求打开 Excel 文档时更新数据,则勾选,否则不勾选。