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别不信!这篇文章 能帮你解决50%的Excel问题

时间:2023-08-29 13:10:22

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别不信!这篇文章 能帮你解决50%的Excel问题

周一好~我是热爱工作的秋小 E!

很多同学在数据统计出错时,手足无措,来找秋叶家的老师们求助。

他们以为是哪些功能用得不对。

其实,很多问题根源还不至于到功能上,得回到数据格式本身上探究。

小 E 今天就邀请到咱们 Excel 小仙女小敏老师,来为大家扒一扒单元格格式的那些秘密!

文本和数值之差,统计结果当然不一样!

先把源头的问题排查出来,才能进行后续的动作,对症下药。

拿到一个数据,要判断它的格式,从哪里入手才对?

直接看单元格内容!

看编辑栏内容!

看【开始】中的数字格式!

这些方法确实都有自己的道理,但当实际运用起来的时候,总会不灵。

❶ 单元格看到的明明是数字,它怎么不能计算呢?

❷ 编辑栏里明明是一个公式,它怎么不出结果呢?

❸ 数字格式显示的是数值,它怎么还是戴着绿帽子呢?

怎么就不对了呢?

因为啊,判断一个单元格数据的格式,需要综合看!

怎么看?

给你梳理了一个流程!

不如就叫数据格式判断四步法吧~

01

区分单元格类型

选择需判断的单元格后,将我们目光和鼠标光标都移到编辑栏上,观察单元格的类型。

单元格类型主要分三类。

◆ 第一类:空值 ◆

如果编辑栏中不管鼠标怎么全选(别光拿眼睛瞅瞅),啥都没有!

那就是空单元格、空值。

别慌!空单元格是正常的,除非你不小心把数据删了。

◆ 第二类:公式 ◆

编辑栏中是以「=」等号开头的字符串,就是一个公式。

但这个公式也有 2 种情况:

❶ 单元格中显示出公式计算结果的,就是公式。

(PS:即使结果是错误值,它也是公式,只不过公式可能写错了。)

❷ 单元格中显示的还是公式本身,没有显示公式结果,它就是一个文本格式的公式。

这个文本型公式,是要让它显示公式本身,还是做后续的数据整理使它能进行计算,就看你的需求了~

◆ 第三类:常量 ◆

常量是什么?

常量就是不会变的量,是个固定的数据。

如果选择的这个单元格,不是空值,也不是公式,那它就是个常量。

空值和公式的判断都非常简单,到第一步,看编辑栏,就基本看清了。

比较难搞的是「常量」。

因为常量的情况非常复杂多样~

接下来的 3 步,我们就都基于常量单元格来进行判断区分格式。

02

区分数据类型

这一步,我们需要根据编辑栏的内容,目测这个常量的数据类型:

文本;

数字/日期/时间。

◆ 第一类:文本 ◆

如何判断是不是文本?

只要里面包含任意文本字符,它就是文本!

以下都算文本字符:

大/小写英文字母;

中文字符;

空格等不可见字符;

(大部分)标点符号。

◆ 第二类:数字/日期/时间 ◆

为什么要把这三个放在一起?

因为 Excel 中的日期和时间本质上都是数字,归于一类,不委屈。

而且可以说,如果不是数字、日期、时间,那肯定就是个文本了。

那数字、日期、时间都长啥样呢?

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