档案保护技术学主要研究档案制成材料变化规律和档案保护技术方法,以最大限度地延长档案的寿命。下文是小编为大家搜集整理的关于档案保护论文电子稿的内容，欢迎大家阅读参考!
档案保护论文电子稿篇1
浅析医院电子档案的管理与保护
随着科学技术的迅猛发展和计算机网络应用的日益普及，信息化、数字化、网络化在医院各领域得到广泛应用与发展，档案信息的利用方式网络化、便捷化大大提升了档案工作信息化水平，也给档案工作带来了许多新情况新问题。尤其是电子档案的大量产生，无疑对传统的纸质档案管理提出了新的巨大挑战。如何保护、管理和利用好这些电子档案也成为医院管理者和档案工作人员的新课题、新要求。只有懂得电子文书处理和归档的一整套程序,了解电子文档的整理与保护，才能为医院发展提供完善的信息保障。
一、树立电子档案独有的信息和知识观念
在当今信息万变的知识浪潮中,医院各部门的档案是独有的原始记录,记录着医院的科研发展、医疗技术以及广大患者的个人信息,如果医院的档案资料收集、整理、保管不好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给医院和个人造成无法挽回的损失。每个岗位上的工作人员都要从思想上高度重视每一份电子文件和资料，随时做好保存和归档处理。目前,我国已出台了《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等,学习好法律法规，
二、医院电子档案的整理
目前,医院电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别组盘整理。
1.文书电子档案整理
(1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘的统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于机对盘内文件查找。
(2)外来文件。
通过文书室处理,扫描成影像文件进入,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.科技电子文件归档
医院作为高科技专业知识和技术密集单位，科技电子文件档案种类较多,可以按照医疗、科研、基建、设备、财务、声像档案分类管理,然后再按项目归档。
(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2)设备档案。医院引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3.电子文件整理
(1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
三、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。
1.软磁盘的保护
(1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。
(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
(6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
2.光盘的保护
(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。
(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
四、规范电子档案管理的几项措施
1、加强电子档案归档制度建设。医院应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。
2、从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3、档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
4、为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。
5、要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
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档案保护论文电子稿篇2
浅论地质队档案保护工作
摘要：报告了老地质队档案室档案保护工作的现状，叙述了从上个世纪80年代至今，档案工作人员在艰苦的条件下，依据现有条件和档案保护工作科学技术的要求，做好档案保护工作，尤其是档案库房温湿度调控的具体做法。
关键词：地质队;档案保护工作;温湿度调控
1档案工作基本情况
我队组建于1957年4月，至今已走过了52个春秋。建队初期，文书档案由队办公室保管，1963年在地质科设置了地质资料室，1977年大队合并了文书档案室和地质资料室，成立了综合档案室。20世纪80年代后期，会计档案和人事档案及全队科技资料陆续归进了档案室，通过1990年档案升级工作，档案室成为集全队档案、资料、图书期刊为一体的综合档案室。1990年12月，我队档案室进入档案管理国家二级的先进行列。目前，我队档案室保管着全队文书、矿产地质、水文地质工程地质、物化探、工程测量、探矿工程、基建、设备、会计、人事、声像、实物等十余种档案。截止12月31日，我队保管档案案卷总数14492卷，案卷排架长度476.905米，底图11683张，资料3369册(袋)。
2档案保护工作的重要性及具体做法
档案保护工作是根据档案制成材料的物理、化学性质及其变化规律寻找科学的技术方法来保护档案。既保护档案的实体理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为和自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的寿命。档案保护是整个档案工作的重要组成部分。档案保护工作的水平直接关系到档案工作的物质基础――档案的完整与安全。
随着社会的发展，一方面档案的数量和成分将日益增加和丰富，另一方面，由于时间的推移和各种因素的影响，档案也不断地损坏和毁灭。这是不可逆转地自然规律。因此，我们只有尽可能地改善档案保护条件，力所能及地延长档案的寿命，才能够长期地实现档案的价值和作用。
由于地理环境和自然气候及单位对档案保护工作的资金投入等因素的限制，都将影响档案保护工作的进行。做为地质队档案室为更好地开展档案保护工作，只有依据档案室的自身特点，有重点、有步骤地完善档案保护工作。
在档案已经形成，内因既定的情况下，人们对外界破坏因素的控制，对于保护档案寿命，常常是起决定性作用的。我队地处长江中下游的南岸，1985年前，档案室设在几间低矮潮湿的小平房中。每到梅雨季节，档案库房的地面和墙壁的下半部会产生结露现象。1985年，档案室搬到一栋有平房改建的二层楼的楼上。档案室的总面积约200平方米。1990年，我队档案人员针对江南空气湿度大这一特点，着重从降低库房湿度着手。对库房进行了一些简易的改造。将原单层的钢窗改为双层窗，并在钢窗框上沾上海绵条做封条，将原先较薄的涤确良布窗帘改换成较厚的棉植绒布。增强了库房的密闭性，减少了库房外不适宜温湿度的影响。配备了二台去湿机，使得相对湿度与往年相比下降了lO%还多，温湿度每昼夜的波动也基本上符合了要求。另外，还添置了一台吸尘器，安装了防盗报警器和自动灭火器，将自炽灯替换下了日光灯。1990年底，我室顺利晋升为档案管理国家二级单位。我们的档案保护工作得到了相关部门的领导和同行们的肯定。
3档案保护工作中存在的问题及对策
当时，我队档案室保护工作与规范要求相比仍有很大差距，主要表现为档案库房温湿度的调节和控制的问题。档案库房适宜温湿度标准为：温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%。库房的温湿度过高过低都会影响档案制成材料的耐久性。因此，对库房的温湿度进行控制和调节，是保养档案寿命的一个重要措施。由于，我室库房面积较大(180平方米)，去湿机的作用有限，库房相对湿度在潮湿的天气里只能控制在75%左右。由于没有空调，库房内的温度无法控制，夏季，最高达37℃，冬季最低达0℃。在冬季，由于气温低，去湿机无法进行正常的工作，在夏季，去湿机工作过程会产生大量的热，反而增加了库房原本就很高的温度。
针对上述存在的问题，我们在档案库房的温湿度调控上下功夫。首先，每天两次记录温湿度数据，通过对数据的分析，基本上掌握了库房温湿度的变化规律。在夏季，为了既降温又降湿，采用了去湿机和自然开窗通风这两种方法结合使用。如：在晴朗干燥的夏季，利用自然通风的时间定在上午9:00之前，降温降湿的效果会比较理想。另外，我们在档案的收集工作中，严把归档文件材料的质量关。一是归档的文件材料装订一律使用棉线，严禁带有金属物。二是归档的文件材料底稿一律要求碳素墨水或蓝黑墨水抄写。三是不许有霉变或有虫害的文件材料进入库房。我室一贯坚持使用天然的樟脑精块做为库房防霉防虫害的药物。在日常的档案工作中，通过多做各种高质量的检索工具和参考资料，提供给利用者使用，以减少对档案原件不必要的搬运和磨损。从而达到既充分利用档案，又较好地保护档案的目的。
2001年7月，档案室又搬迁至由原队俱乐部前厅改造的新址。在搬迁前，先购置了数十支较大的编织袋，挑选了四位既有责任心又刻苦认真的同志，与档案人员一起整理。采用编织袋装档编号与档案柜同步搬运，再及时归位的方法。既减少了档案的清理次数，降低了搬运磨损，又提高了档案的安全性。整个档案室的搬迁，只用了很少的人力和时间，就将案卷总数12760卷、413，89米排架长度的案卷和3203册(袋)的资料及科技图书完整安全地从队老区搬迁至相距400米外的新址。
我室购置了《世纪科怡档案管理系统软件》，开展了档案文件的计算机录入工作，现已著录机读目录文件级3446条，案卷级141条。购置一台新电脑。档案库房又添置了三台挂壁式空调。这使得我室档案库房的温湿度调节和控制成为了可能，档案保护工作也从此上了一个新台阶。
4档案保护工作的思考
随着科学技术的发展，档案保护技术也将日益改进和完善・只要我们努力提高档案保护意识。真正认识到实行科学的管理，运用先进的保护技术延长档案的寿命，才能够长期地实现档案的利用价值。依据现有的条件，不断地探索和改进各种保护手段和措施，档案保护工作中存在的问题便会逐步得到解决。档案保护工作也将会朝着既充分开发利用档案的信息资源，又保障了档案安全与完整的方向发展完善。
参考文献
[1]李鸿健，刘风志，胡让等，文章保护技术学[M]，北京;档案出版社，1988，(4)
[2]安徽省档隶局编，安徽省档案专业培训系列教材之一：岗位培训教程[J]，黄山书社，
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